برون‌سپاری، دوراهی مهم کسب‌وکارها

برون‌سپاری، دوراهی مهم کسب‌وکارها

برون‌سپاری، در مفهوم عمومی، دارای مزایا و معایب متفاوتی است که بیش از همه به نوع فعالیتی که برون‌سپاری می‌گردد وابسته است. سوال مهمی که وجود دارد این است که چه زمانی، چه کاری را به چه اشخاصی باید برون‌سپاری نمود.

برون‌سپاری یکی از بهترین استراتژی‌هایی است که با به‌کارگیری آن، می‌توان در جهت کاهش هزینه‌های استخدام و آموزش، تجهیزات و سخت‌افزار و تعدیل نیرو گام برداشت. از اصلی‌ترین مزایای برون‌سپاری، ایجاد امکان تمرکز بر فعالیت‌هایی است که مستقیماً برای مشتری ارزش‌آفرینی می‌کنند و به واسطه‌ی آن ارزش‌ها، محصول شما را خریداری می‌نمایند.

دلایل برون‌سپاری

اصلی‌ترین دلایل برون‌سپاری، کاهش هزینه و تمرکز بر هسته‌ی اصلی کسب‌وکار می‌باشد

برون‌سپاری، دو راهی مهم بر سر راه کسب‌وکارها

یکی از موضوعاتی که دارای عدم قطعیت بسیاری بوده، و همواره در تدوین استراتژی‌های خردوکلان یک کسب‌وکار مورد بررسی قرار می‌گیرد، مبحث برون‌سپاری وظایف سازمان است. وظایف در یک کسب‌وکار، با توجه به تمرکز و هسته‌ی اصلی آن طبقه‌بندی می‌شوند، که البته این طبقه‌بندی در هر کسب‌وکار متفاوت است. برای مثال، تمرکز و هسته‌ی اصلی یک وب‌سایت فروش کالا در وهله‌ی اول، پشتیبانی فنی از آن وب‌سایت و گسترش آن است. پس از آن، حوزه‌های انبارداری، پشتیبانی، بازاریابی و توزیع کالا در رده‌های بعدی قرار می‌گیرند و به عنوان فعالیت‌های حاشیه‌ای شناخته می‌شوند. حال سؤال اصلی اینجاست که برون‌سپاری کدام یک از فعالیت‌های شرکت، به‌صرفه و منطقی خواهد بود و چه تأثیراتی را در پی خواهد داشت؟

معیارهای استن شی در رابطه با برون‌سپاری

استن شی، کارآفرینی بزرگ اهل تایوان و بنیانگذار ایسر (Acer) است که مدتی طولانی به عنوان مدیر عامل این شرکت فعالیت کرده، و عمدتا با این برند شناخته می‌شود. قبل از تأسیس ایسر توسط استن شی، یک سوال به شدت ذهن او را درگیر کرده بود: چطور ممکن است که شرکت‌های آمریکایی هر روز بزرگتر و مشهورتر می‌گردند در حالی که کمپانی‌های آسیایی مدت‌هاست که هیچ تغییری نکرده‌اند و این در حالی است که شرکت‌های آسیایی تولیدات محصولات آمریکایی را بر عهده دارند. پاسخ به این سوال و دغدغه‌ی او باعث شد تا نمودار زیر تحت عنوان لبخند استن شی ترسیم شود.

نمودار لبخند استن شی

نمودار لبخند استن شی

این نمودار بیان می‌دارد که هرچه به حاشیه‌های نمودار نزدیکتر می‌شویم، ارزش‌‌آفرینی توسط برند افزایش می‌یابد، و این دقیقاً همان مسئله‌ای است که مشتریان حاضرند به سبب آن، شما را انتخاب کنند، "ارزش". همچنین استن شی معتقد است که استراتژی و انجام فعالیت‌هایی همانند بازاریابی، برندینگ، پشتیبانی و تحقیق و توسعه، که محصول مستقیم آن‌ها ارزش است، باید توسط خود آن سازمان تدوین و انجام پذیرند، زیرا این ارزش‌ها، نتیجه‌ی تفکرات و اعتقادات افراد آن کسب‌وکار هستند.

بنابراین، فعالیت‌هایی قابلیت برون‌سپاری دارند که مستقیما بر روی مشتری تأثیر نمی‌گذارند. به عنوان مثال، در یک وب‌سایت فروشگاهی چگونگی رسیدن یک کالا به دست مشتری چندان ارزشی برای او ندارد، زیرا اهمیتی برای این موضوع قائل نیست. اما نحوه‌ی برخورد و رسیدگی به شکایت یک فرد از اهمیت بالایی برخوردار است. به همین جهت، بخش توزیع، قابلیت آن را دارد که برون‌سپاری گردد، اما پشتیبانی، جزء فعالیت‌هایی است که انجام آن داخل سازمان تأثیر بسیار مثبتی بر ذهنیت مشتریان خواهد داشت.

مزایا و معایب برون‌سپاری

اما سوال اساسی دیگری که باید قبل از برون‌سپاری از خود بپرسیم این است که آیا به طور کلی، برون‌سپاری در بلند مدت یا کوتاه مدت، به نفع کسب‌وکار ما خواهد بود یا خیر؟

پاسخ به این سؤال در مقایسه‌ی نیازهای شما با مزایا و معایب برون‌سپاری قابل دستیابی است. معایب این روش از انجام فعالیت‌های حاشیه‌ای یک کسب‌وکار عبارتاند از:

  • کاهش هزینه: با حذف هزینه‌های استخدام و سخت‌افزاری برای کارمندان، هزینه‌ها تا حد بسیاری کاهش می‌یابند. به عنوان مثال، بعد از اتمام یک کمپین تبلیغاتی و کاهش حجم کار، دیگر نیازی نیست که حقوق ماهیانه‌ی اضافه به کارمندانی که با هدف به انجام رساندن آن کمپین استخدام کرده‌اید پرداخت نمایید و البته از بابت مسائل تعدیل نیرو و اخراج کارمندان نیز آسوده خاطر خواهید بود.
  •  افزایش نفر ساعت: این موضوع با یک مثال قابل بررسی است. فرض کنید توان انجام کار افراد استخدام شده توسط شما به اندازه‌ی n نفر ساعت است. اما در یک مقطع زمانی، حجم آن فعالیت مشخص به ۳n نفر ساعت افزایش پیدا کند. سه برابر کردن تعداد افراد استخدامی برای یک بازه‌ی محدود گزینه‌ی بهینه‌ای به نظر نمی‌آید. اما برون‌سپاری این قابلیت را فراهم می‌کند تا بتوان فعالیت‌های افزایش یافته را در یک بازه‌ی محدود، بدون مشغولیتِ اضافه به انجام رساند.
  •  گسترش منابع و تخصص‌های در دسترس: هنگامی که پروژه‌ای به بیرون از سازمان برون‌سپاری می‌شود، این امکان بوجود می‌آید که بتوان از دانش و تکنولوژی‌های خارج از سازمان نیز بهره برد. در واقع می‌توان بدون صرف هزینه‌های گزاف برای تجهیز و بروز کردن امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، از مزایای بسیاری بهره‌مند شد.
  •  افزایش بهره‌وری: هنگامی که فعالیت‌های حاشیه‌ای برون‌سپاری می‌شوند، این قابلیت برای مدیران و کارمندان کلیدی فراهم می‌شود تا بتوانند فعالیت‌هایی را که در داخل سازمان انجام می‌شوند را بهبود ببخشند. همچنین در صورتی که تعداد افراد یک سازمان کمتر باشد، مدیریت آن‌ها ساده‌تر خواهد بود و کمیت روابط کاسته و بر کیفیت آن افزوده می‌گردد. برای مثال اگر پنج نفر در سازمان شما مشغول به کار باشند، روابط بین آن‌ها ۲ از ۵، برابر با ۱۰ است. اما اگر ۲ کارمند دیگر استخدام کنید، روابط بین آن‌ها ۲ از ۷ و برابر با ۲۱ خواهد بود.
  •  افزایش خلاقیت و انعطاف‌پذیری: اندرو برک، مدیر مدرسه‌ی کسب‌وکار ترینیتی، در تحقیقی با مدیران ارشد ۲۳ کسب‌وکار که فعالیت‌های حاشیه‌ای خود را برون‌سپاری می‌کردند مصاحبه نموده است. نتیجه‌ی این تحقیق مشخص کرده است که این شرکت‌ها شاهد رشد چشمگیر خلاقیت و نوآوری در فرآیند‌های خود بودند. این موضوع، به دو دلیل اتفاق می‌افتد؛ ۱- به دلیل آن که فریلنسرها از چهارچوب‌ها و رویه‌های تکراری و روزمره‌ی درون سازمان‌ها مسون هستند، توانایی آن را دارند که خارج از آن رویه‌ها به فعالیت پرداخته، و به نوعی، فراتر از محدودیت‌های موجود تفکر کنند. ۲- هنگامی که فعالیت‌های حاشیه‌ای برون‌سپاری می‌شوند، افراد کلیدی درون سازمان می‌توانند، با تمرکز بیشتری وظایف اصلی سازمان را به انجام برسانند که نتیجه‌ی این موضوع، افزایش خلاقیت و انعطاف‌پذیری در انجام امور است.

اما هر پدیده‌ای، در کنار مزایا، معایبی را نیز به همراه دارد:

  •  کاهش کنترل: برخی از کارفرمایان، بر روی کنترل تأکید دوچندان دارند. در صورتی که پروژه‌ای برون‌سپاری شود، به خصوص اگر محل انجام آن کار مکانی خارج از سازمان باشد، امکان اعمال کنترل بسیار کاهش می‌یابد و یا هزینه و زمان زیادی در پی دارد. به همین جهت، اگر کارفرمایی کنترل و نظارت را لازمه‌ی انجام باکیفیت یک فعالیت بداند، برون‌سپاری پروژه‌های مربوط به کسب‌وکار او توصیه نمی‌شود.
  •  صرف زمان و هزینه به جهت تعریف پروژه: درست است که برون‌سپاری باعث صرفه جویی در زمان می‌گردد، اما نیازمند صرف منابع، به جهت مشخص شدن ابعاد پروژه است. در صورتی که مشخصات پروژه به درستی تعریف نشوند و پیشبینی‌ها به‌درستی انجام نگیرند، ممکن است در روند انجام کار و خروجی‌ها مشکل ایجاد شده، و انتظارات کارفرمایان به درستی برآورده نشوند.
  •  درگیر کردن بخش حقوقی سازمان: قراردادهای بزرگ برون‌سپاری، صرف هزینه و زمان بسیاری را از طرف بخش حقوقی سازمان طلب می‌کنند. در صورت بروز هرگونه مشکل نیز، بخش حقوقی سازمان باید قسمت عمده‌ای از منابع خود را درگیر این موضوع نماید.

تحقیقات با موضوع برون‌سپاری پروژه به فریلنسرها

همانطور که می‌دانید، فریلنسینگ نحوه‌ی کار کردنی است که بر مبنای انجام فعالیت‌ها به صورت پروژه انجام می‌شود. به زبان ساده‌تر، کارفرمایان بر سر این دوراهی قرار می‌گیرند که برای انجام یک فعالیت خاص، افرادی را استخدام کنند یا آن‌ها را به صورت پروژه‌هایی به فریلنسرها برون‌سپاری نمایند. پاسخ دادن به این سؤال که آیا مزایای برون‌سپاری بر معایب آن برتری دارد، مشخص خواهد کرد که این استراتژی به سود یک کسب‌وکار خواهد بود یا خیر. البته باید توجه داشت که آن وظیفه قابلیت برون‌سپاری داشته باشد. اما بر سر راه برون‌سپاری، موانعی وجود دارد که در قالب سؤالاتی در ذیل مورد بررسی قرار گرفته‌اند:

آیا فریلنسرها، به اندازه‌ی کارمندان استخدامی متعهد هستند؟ پاسخ به این سؤال را می‌توان در نتایج تحقیقاتی همچون استفان ساب و مارکوس کلینر (Stefan Süß, Markus Kleiner) و Allen/Meyer جست‌وجو نمود. در این تحقیقات مشخص شده است که هر دو دسته از نیروی‌کار استخدامی و فریلنسینگ، به یک اندازه تعهد دارند، اما جنس و محرک‌های آن‌ها متفاوت است. برای مثال، هرچه وظایف فریلنسرها چالش برانگیزتر باشد، تعهد آن‌ها افزایش پیدا می‌کند (این محرک در کارمندان استخدامی برعکس عمل می‌نماید). بیشتر بدانید

آیا هزینه‌ی فرآیندها، به‌وسیله‌ی برون‌سپاری به فریلنسرها، کاهش پیدا می‌کند؟ بر اساس نتایج تحقیقی انجام شده توسط Center of American Progress، به طور متوسط، استخدام و آموزش هر کارمند، ۲۱ درصد از حقوق سالیانه‌ی آن کارمند هزینه در پی دارد. در کنار این صرف منابع و انرژی، هزینه‌های سخت‌افزاری و تجهیز کردن محل کار برای افراد استخدام شده نیز باید به آن اضافه گردد. به طور کلی، عمده‌ی هزینه‌ای که برای یک فریلنسر صرف می‌گردد، دستمزد انجام کار است. بیشتر بدانید

آیا برون‌سپاری به فریلنسرها، باعث افزایش خلاقیت می‌شود؟ پاسخ این سؤال در یک تحقیق جامع نهفته است. آقای Andrew Burke، محقق و رئیس دانشگاه بیزینس ترینیتی، با تحقیق بر روی ۲۳ کسب‌‌وکار و مصاحبه با مدیران ارشد آنها، که در حوزه‌های مختلف فعالیت می کردند و ارتباط زیادی با فریلنسینگ داشتند، به تحلیل تفاوت‌های بین فریلنسرها و کارمندان تمام وقت پرداخته است. تمامی این شرکت‌ها اذعان داشته‌ند که علاوه بر کاهش هزینه‌های ریسک، خلاقیت و نوآوری در شرکت آن‌ها افزایش پیدا کرده بود. اما هرگز نمی‌توان تمام کارمندان تمام وقت را با فریلنسرها جایگزین نمود، زیرا در سازمان‌ها، افرادی با هدف رسیدگی و تمرکز بر فرآیندهای حیاتی مورد نیاز هستند تا به هسته‌ی اصلی کسب‌وکار لطمه وارد نشود. بیشتر بدانید

بازدهی افرادی که استخدام می‌شوند بیشتر است یا افرادی که فریلنسر هستند؟ یکی از عواملی که بر انگیزه، عملکرد و دقت کارمندان تأثیر منفی می‌گذارد، استرس محیط کار است. بر اساس پژوهشی انجام شده توسط وب‌سایت رایک (wrike)، در حدود ۹۵ درصد از کارمندان در سال ۲۰۱۹، استرس ناشی از محل کار را تجربه کرده‌اند. در تحقیقی انجام شده توسط Kompier and Marcelissen, 1990، عوامل استرس‌زا به دو عامل شخصیتی و محل‌کار تقسیم می‌گردد. عوامل ایجاد کننده‌ی استرس در محیط کار شامل کنترل پایین بر شرایط، مسئولیت‌های فراوان، ساعات کاری زیاد، عدم امنیت شغلی و حمایت پایین همکاران را شامل می‌شود. هیچکدام از این عوامل بر روی فریلنسرها تأثیر نمی‌گذارند و آن‌ها می توانند با فراغت از این موضوع با دقت و عملکرد بالا به انجام وظایف خود بپردازند. بیشتر بدانید

ویش ورک، درگاه پرداخت امن و انجام پروژه

معمول‌ترین و امن‌ترین پلتفرمی که فریلنسرها در آن فعالیت می‌کنند، وب‌سایت‌های فریلنسینگ است. ویش ورک در حوزه‌ی فریلنسینگ، با تمرکز بر ارتباط آزاد بین فریلنسر و کارفرما و همچنین پشتیبانی تمام‌وقت در تمام مراحل، از ثبت‌نام تا اتمام پروژه فعالیت دارد. ویش ورک هیچگونه نفع مالی در فرآیند انجام پروژه نخواهد داشت و امکان پرداخت امن و داوری بی‌طرفانه را فراهم آورده است. در حال حاضر، وب‌سایت ویش ورک حوزه‌های تولید محتوا، برنامه‌نویسی، طراحی و فروش و بازاریابی را پوشش داده، و به عنوان تنها پلتفرم بدون کمیسیون فعالیت می‌نماید.