دلیل موفقیت و شکست برخی شرکت‌ها در دورکاری

پیشرفت تکنولوژی سبب پدید آمدن شیوه‌ی نوینی از نیروی کار به صورت فریلنس و دورکار گردید. با بحران اخیر ویروس کرونا، شرکت‌هایی نیز که با این سبک از کار کردن بیگانه بودند، بالاجبار به آن روی آوردند. اما چرا برخی از شرکت‌ها موفقیت بالایی را، حتی نسبت به حالت سنتی کار کردن داشته‌اند، در حالی که برخی شرکت‌ها در این شیوه‌ی کار با مشکلات عدیده‌ای دست‌وپنجه نرم می‌کنند.

همگامی با تکنولوژی

پراکندگی شرکت‌ها به صورت کامل، بعد از حرکت شرکت‌ها به چابکی بالاتر صورت گرفت. ایده‌ای که سبب شد تا شرکت‌ها هزینه‌های مکانی و غیر مستفیم را نیز کاهش دهند و در عوض، میزان حقوق افراد افزایش یابد. در کنار آن، فریلنسرها می‌توانستند در مکان مورد نظر خود به کار کردن بپردازند و براساس خروجی‌های ارائه شده به کارفرما و ساعت کاری مورد قضاوت قرار گیرند. از سوی دیگر، این به شرکت‌ها اجازه می‌داد تا از استعدادهای نقاط دیگر استفاده کنند، چرا که لزومی به حضور فیزیکی افراد نبود و برای مثال یک شرکت آلمانی می‌توانست یک برنامه‌نویس خبره واقع در کشور هند را به صورت دورکاری استخدام کند.

سرعت و کیفیت

در برخی شرکت‌های دیگر اگرچه داستان متفاوت بود. ماریسا مایر، مدیر اجرایی یاهو در دو سال پیش پایان دورکاری را در شرکت یاهو اعلام کرد. او با اشاره به لزوم بهبود سرعت و کیفیت و همچنین بهره‌مندی از تصمیمات و بینش‌هایی که در یک کافه‌تریا یا به عبارتی به صورت رو در رو به دست می‌آیند، به کار کردن به صورت دورکاری در این شرکت پایان داد. با تصمیم جنجال‌برانگیز این مدیرعامل مشهور، شرکت هایی مانند ردیت (Reddit) و بِسْت بای (Best Buy) به این استراتژی روی آوردند. 

اما چرا بعضی از سازمان‌ها دورکاری را مزیتی بی‌همتا دیده، در صورتی که برخی دیگر آن را بدون کارکرد ارزیابی می‌کنند؟ شرایط به نظر ایده‌آل به نظر می‌رسد. اکثر افراد در کشورهای توسعه یافته دورکاری را بر مدل سنتی ارجح می‌دانند. در سال ۲۰۱۶، نزدیک به ۸۰ درصد نیروی کاری متخصص در ایالت متحده‌ی آمریکا به صورت دورکاری به کار پرداخته‌اند و این آمار سالیانه در حال افزایش است. ابزارهای بسیاری در همین راستا بوجود آمده‌اند که کمک می‌کنند تا افراد بتوانند با یکدیگر به این صورت تعامل کنند و بازدهی خود را افزایش دهند. دسترسی به اینترنت در اکثر کشورها افزایش یافته، و در کشور ما نیز طی سالیان بهبود زیرساخت‌ها سبب شده ‌است تا سرعت و کیفیت دسترسی به اینترنت افزایش چشم‌گیری داشته باشد. 

برخی شرکت‌ها از دورکاری برای بهره‌وری بیشتر بهره می‌برند و برخی به این روش اعتقادی ندارند

برخی شرکت‌ها از دورکاری برای بهره‌وری بیشتر بهره می‌برند و برخی به این روش اعتقادی ندارند

از خوب به عالی

پس مشکل کار کجاست؟

جواب ساده است. بسیاری از شرکت‌ها تمرکز ویژه‌ای به ابزارهای دورکاری داشته و از فرآیند غافل می‌شوند. مانند آن‌که شما به عنوان سرمربی یک تیم فوتبال، برای بهبود عملکرد تیم خود تنها از طریق فراهم آوردن تجهیزات بهتر اقدام کنید. این تجهیزات شاید مسبب پیشرفت‌هایی کوچک و سطحی گردند، اما تغییرات بزرگ به اصول و پایه‌ها بر می‌گردند. 

بنابر گزارش نشریه‌ی هاروارد، دورکاری موفقیت‌آمیز بر اساس سه شاخصه‌ی اصلی صورت می‌پذیرد: ارتباط، همکاری و فرهنگ. به طور خاص، منظور از ارتباط توانایی تبادل اطلاعات، منظور از همکاری توانایی کار برای هدفی مشترک و منظور از فرهنگ مجموعه اقدام‌هایی مشترک در راستای همگام‌سازی با مسیر پیش‌روی سازمان است. در صورتی که شرکت‌ها می‌خواهند به صورت موفقیت‌آمیزی از دورکاری در راستای افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمان استفاده کنند، باید فرآیند شفافی را برای هرکدام از این سه اصل پدید آورند. 

ارتباط: در فضای مجازی، بسیار مشکل است تا بخواهیم مشکلات پیچیده را شرح دهیم. بالخصوص اگر افراد نتوانند سوالی بپرسند یا مکالمه به صورت برخط نباشد. نبود ارتباط رو در رو ممکن است سبب تضادهای عملکردی و نامفهومی مفاهیم گردد. زبان بدن، لحن صحبت و ژست صورت همگی در یک ارتباط مؤثر تأثیرگذار هستند. به همین سبب کنفرانس‌های ویدیویی می‌توانند راهکار مناسب‌تری برای تعامل سازنده باشند. اگرچه این امر کاملاً منطقی به نظر می‌رسد، اما بسیاری از افراد به طور غریزی به روش ارتباط برقرار شده خود علاقه دارند  که می‌تواند منجر به سؤتفاهم و تضادهای عملکردی بیانجامد.

فرکانس برقراری ارتباط نیز اهمیت دارد. فراهم آوردن به روز رسانی‌های مداوم، پاسخ‌دهی به پیام‌های اعضای تیم به صورت مکرر و به موقع و نیز در دسترس بودن در زمان‌های حائز اهمیت سبب می‌شود تا موانع بر راه افزایش بازدهی در زمان دورکاری کاهش یابند و علاوه بر آن، حس اعتماد متقابل میان اعضای تیم برقرار شود. 

شرکت‌ها می‌توانند خط مشی‌هایی را برای این منظور تعبیه کنند. مدیر عامل وقت ال مِجور تراتو، سایت مقایسه‌ی سفر آرژانتینی به همین منظور حتی یک گام فراتر رفته و ارتباط درون‌سازمانی از طریق ایمیل را در سراسر شرکت ممنوع کرد. 

 

همکاری: در همین حال، همکاری در تیم‌های دورکاری از اهمیت فراوانی برخوردار است. همکاری در این تیم‌ها همانند بازیکن‌های تیم فوتبالیست که بدون آن‌که نسبت به جایگاه بازیکن دیگر آگاه باشند، پاس داده و اطمینان دارند که توپ به بازیکن دیگر خواهد رسید. جملگی افراد باید با یکدیگر هارمونی داشته باشند، اما در اغلب اوقات نمی‌دانند که دیگران دقیقاً در حال انجام چه‌کاری هستند. 

به همین دلیل است که ساختن یک فرآیند رسمی برای شبیه‌سازی رفتار ما هنگامی که تعامل رو در رو بایکدیگر داریم ضروری است. برای مثال ارتباط‌هایی که هنگام خوردن صبحانه و یا ناهار در شرکت ساخته می‌شوند، دیگر در فضای مجازی وجود ندارند. در همین راستا، باید تقسیم وظایف در هنگام فریلنسینگ و دورکاری به صورت کاملاً شفاف باشد. همچنین باید به صورت مداوم به طبقه‌بندی اسناد مربوط به وظایف پرداخت. برای مثال هنگام تعریف یک کار برای تیم طراحی، باید شرح کاملی از وظیفه و خروجی‌ها در دسترسی تیم و طراح قرار گیرد و بعد از تحویل کار، این وظیفه‌ی طراح است که کار را در قسمت کارهای انجام شده قرار دهد و تیم را در جریان پایان یافتن کار قرار دهد. 

 

فرهنگ: این اصل نه فقط برای تیم‌های دورکار بلکه افرادی که به صورت انفرادی به فریلنسینگ مشغول هستند بسیار ضرورت دارد. از آن‌جایی که اعضای تیم به ندرت یکدیگر را به صورت حضوری ملاقات می‌کنند، تمایل دارند تا بیشتر بر روی کارها تمرکز کنند و از تیم و اعضای تیم غافل شوند. این مسئله سبب خواهد شد تا در طولانی مدت بازدهی شرکت‌ها کاهش شدیدی پیدا کند، چرا که همانند بسیاری از فعالیت‌های گروهی، کار تیمی نیز نیازمند درک اعضا از یکدیگر و همدلی متقابل است.

اولین گام برای این منظور، بنا نهادن اعتماد است. پرداختن به مشکلات همکاری و ارتباطی و نیز تصحیح عملکردی، منجر به اعتماد شناختی خواهد شد (برمبنای اعتبار و شایستگی). اما اعتماد عاطفی (برمبنای احساسات) در دورکاری بسیار پیچیده تر است، ممکن است لازم باشد تا اعضای تیم برای این منظور کنار یکدیگر جمع شوند. 

پلتفرم معروف گیت هاب (GitHub) ]فضایی ابری برای برنامه نویسان برای قراردادن قطغه کدها[ تمام اعضای تیم خود را سالیانه یکبار گرد هم می‌آورد. این عمل شامل تمامی اعضای تازه استخدام شده نیز می‌شود تا اولین هفته‌ی کاری خود را در شعبه‌ی مادر سان‌فرانسیسکو کنار یکدیگر بگذرانند و با فرهنگ شرکت آشنا شوند. 

بهره‌برداری

پیاده‌سازی دورکاری و فریلنسینگ به صورت موفقیت‌آمیز در شرکت‌ها دشوار است. این کار نیازمند یک تفکر استراتژیک و نیز عملکرد با اطمینان بالاست. اما در صورتی که این امر اجرایی شود، پاداش آن زیاد خواهد بود؛ افزایش عملکرد، کارمندان خوشحال‌تر و کاهش هزینه از نتایج ملموس این اتفاق خواهد بود. با بهبود روزبه‌روز تکنولوژی و نیز ورود نسل‌های نو به محیط‌های کاری، کار از راه دور به ابزاری بدون جایگزین برای استخدام و برون‌سپاری به فریلنسرها به یکی از فعالیت کلیدی هر سازمانی تبدیل خواهد شد. اگرچه شرکت‌هایی مانند یاهو می‌توانند نسبت به این مسئله معکوس عمل کنند، اما بهتر است ارزیابی کنند که چه مواردی سبب شده تا دورکاری بازدهی مطلوب را نداشته و با بررسی فرآیند، مشکلات را رفع کنند.